業務フローの作成

業務フローが分かりにくい原因と対策

　　（１）人の作業なのかシステム処理なのか分かりにくい
　　　　担当者（組織やグループ等）と時間軸とのマトリックスで表す
　　　　　　どの担当者（組織やグループ等）がどのタイミングで業務を行うのかを表現する
　　　　　　業務の前後関係や必要な情報を整理して表現する

　　　　対策
　　　　　　・明確に線で区切って、レーンとする
　　　　　　　　人とシステム、自社と他社、部門と部門等々を区分けする
　　　　　　　　アイコン（人、ＰＣ機器、書類等）を用意して分かり易くする
　　　　　　・責任分担表を作成しレーンを整理する
　　　　　　　　業務プロセス単位に関係する組織や担当者を洗い出してマトリックス表にする
　　　　　　　　　　Ｒ（Responsibile：実務担当者）
　　　　　　　　　　Ａ（Accountable：責任者、管理者）
　　　　　　　　　　Ｃ（Consult：相談対応）
　　　　　　　　　　Ｉ（Inform：情報提供）
　　　　　　　　同じ役割や責任を持つ部分を一つにまとめていく

　　（２）プロセスの粒度がバラバラ
　　　　人とシステムとの関係を見直して粒度を揃える

　　　　対策
　　　　　　・具体的に細分化し過ぎないようにする
　　　　　　　　画面遷移を意識しない、意識すると細かくなり過ぎる
　　　　　　　　一箇所を細かくすると、引きずられて全体が細かくなってくる
　　　　　　・システム処理は簡単に記述する
　　　　　　　　他の業務との接点は主要な情報の入出力で表す
　　　　　　　　極力、細かなシステムの入出力に惑わされない様にする
　　　　　　・複雑な場合はＵＭＬを使用する
　　　　　　　　ユースケースシナリオとして別にまとめる
　　　　　　・粒度は無理に揃えない
　　　　　　　　細かすぎたら粗い方に修正する
　　　　　　　　粗すぎたら無理に細かくはせず、再調査するなりの時間を掛けて揃える
　　　　　　・サンプルを作成する
　　　　　　　　業務フローでの概要レベルと詳細レベルの記述見本を用意する
　　　　　　　　用意する際には概要と詳細の切り分け基準が分かる様にする
　　　　　　　　レビューを繰り返し、全体の粒度を揃える

　　（３）分岐するとフロー図が複雑になる
　　　　様々な条件に依って分岐が発生する
　　　　複雑になると各々でのレビューが自然と疎かになる

　　　　対策
　　　　　　・分岐する条件を調べ上げる
　　　　　　　　分岐条件と後続作業を全部調べ上げてパターン化する
　　　　　　　　業務フローを記述するより前にパターン化しておく
　　　　　　　　パターンを精査し漏れを無くし、重複を取り除く

　　（４）注釈を入れると余計に分かりにくい
　　　　補足説明や注意事項を業務フロー図の中に盛り込んでしまう
　　　　注釈等を書き込むと複雑すぎて見辛い

　　　　対策
　　　　　　・記号や番号でリンクを取り、別紙と紐付ける
　　　　　　　　記号や番号に絞っても、余り使いすぎて複雑にしない
　　　　　　　　噴出しを使って文言をフロー図から切り離す
　　　　　　・注釈を入れるレベルを決めておく
　　　　　　　　前提条件・・・他システムとの繋がり
　　　　　　　　運用ルール・・・業務遂行上の条件と対処方法
　　　　　　　　タイミングや例外処理・・・実施する条件や例外とする判断基準